Tilbage til Kommunikation

Referat Kommunikationsgruppe 2019-10-29

Kommunikationsgruppens overordnede mål:

  • At formidle informationer til:
    • Styregruppen
    • Myndigheder
    • Borgere i klyngen
    • Omverden
  • At indhente/modtage informationer fra:
    • Styregruppen
    • Andre grupper
    • Projekter
    • Myndigheder
    • Borgere

Principper (spilleregler):

  • Måde at præsentere klyngen på – Ikke som overbygning, men i stedet som servicelag under de fem byer (landsbyråd)

Et hovedbudskab:

Klyngen er *ikke* overordnet de enkelte landsbyer, men er i stedet et samlende fælles-organ landsbyerne kan benytte og drage fordel af. Hver enkelt landsby er autonom, men kan vælge at drage fordel af at samarbejde igennem klyngen.

  • Materiale der kun har lokal interesse, formidles videre til lokale ansvarlige (bysider på FB / web-sites)
  • Materiale der har generel interesse på tværs i hele klyngen bringes på klyngens FB-sider og klyngens web-site, lokale gives et hint (så de kan linke dertil) (som et eksempel: hvad er “e-sport”?)(som eksempel, referat fra de andre grupper)
    • Bede styregruppe og andre grupper CC kommunikationsgruppen så det kan bringes.
  • Vi skal lave “job-beskrivelser”, dvs. vi skal definere nogle (overskuelige) roller i gruppen, funktioner vi kan få hjælp til. I beskrivelse skal stå hvor lang tid der forventes for “jobbet” (fx 1 time/uge) og hvor ofte der er møder.
  • Eksempler på nogle roller vi har brug for (jobbeskrivelse i brug hér):
    • Gode billeder (gerne en fotograf) en der sørger for at samle billeder vi kan bruge (uden risiko for problemer med ophavsret m.v.)
    • Skrive lidt Historie fra klyngen
    • Små nyheder (blandet) relevant for hele klyngen
    • Finde lokal info der også er relevant for hele klyngen
    • Løbende finde info fra kommunen
  • Kommunikationsgruppen søger i videst mulige omfang at være koordinerende for information, gennem at inddrage hjælpere hver med begrænsede opgaver (jv.f. “jobbeskrivelser”) således at der ikke drives rov-drift på hverken medlemmer af gruppen eller hjælpere.
  • Gruppen laver en lille beskrivelse af: “hvordan gør man” i to dele:
    • De konkrete principper for hvad skal hvorhen
    • Konkret vejledning i “klik her, skriv der, klik så her” for at poste på de forskellige medier
  • Klyngens web-site re-struktureres således at den fra forsiden bliver klar og overskuelig med to parallelle sektioner: “nyheder” og “historie” – nyheder præsenteres med nyeste først (tilstræbes at der mindst 1 gang om ugen er en nyhed), historie-sektionen er det mere tidløse der giver indblikket og fortællingen, præsentationer af ideer, grupper, aktiviteter, by-præsentationer, o.s.v.
  • Klyngens web-site piftes op med en grafisk præsentation baseret mere på billeder.

De drivende principper for gruppens arbejde er:

  • Informationsarbejdet er i første stadie med vægt på at informere indbyggerne i klyngen. Vi vil tilstræbe at sikre links og materiale til de lokale sider (de enkelte byers standard-info kanaler) men præsenteret i overskuelig og ensartet form (fx via automatisk trawl af siderne)
  • Over tid, og ved specifikke projekter, at præsentere informationer således at de er lettilgængelige og brugbare også for interessenter udenfor klyngen.
  • Vigtigt pkt er “by-præsentationer” der i første omgang skal bygge på den lokale viden. Som første udgangspunkt er det materiale der er i dropbox, dernæst materiale fra grupperne, og sidst (men ikke mindst) materiale fra de lokale.
  • Vi bruger messenger/emails til hurtige godkendelser af postings.
  • Vi søger så vidt muligt at undgå dobbelt-opslag på FB.

De første opgaver for gruppen er:

  • Etablere kontakt til alle de lokale redaktører – evt. invitere dem til et møde hvor vi forklarer hvad vi har til hensigt, og måske kan gøre deres job nemmere / give dem et fællesskab indenfor klyngen. Også så vi kan få en snak om “hvem føder hvem”.
  • Få kortlagt i rimelig detalje hvor vi ønsker at holde øje med nyheder – eksempelvis også på kommunens sider.
  • Få adgang til at manage (fuld kontrol) klyngens hjemmesider – evt. ved at flytte den til en anden server.

Kommunikationsgruppen poster info/nyheder efter flg. retningslinjer:

  • Kun af lokal interesse – postes til lokal web/FB (via de officielle kanaler/kontakt-personer)
  • Af generel interesse – postes til klyngens web/FB

Aftalt:

  • Ca 1 møde per måned (i starten, indtil vi har en god rytme / flow via emails).
  • Søren skriver en lille vejledning i hvordan man poster (i første omgang, på hjemmesiden).
  • Søren finder en alternativ placering af hjemmesiderne (pris & rettighedsspørgsmål).
  • Søren tweaker hjemmesiderne til at være mere strukturerede: Nyheder for sig, historie for sig (start på struktur)
  • Indadtil skal vi sikre der er noget for borgerne, dvs. tydeligt at der er nyheder fra alle hjørner af klyngen.
  • Vi skal have lavet en “by-præsentation”. Til det mangler vi ansvarlige som vil forfatte lidt. Materiale forefindes allerede i dropbox.
  • Vi skal have kigget kommunens publikationer (web-sider i første omgang) og ekstrahere det mest relevante (helst i form af links + lille beskrivelse) som vi kan lægge ind på hj.siderne.
  • Vi skal have formuleret nogle mere præcise “spilleregler”: retningslinjer for “hvad er info for klyngen” – aftalt at vi formulerer det løbende i takt med at vi bliver klogere.
  • Vi skal have fundet lokale kontakter – dvs. navn + email-adresse + (evt) tlf.nummer for de der lokalt bestyrer/er redaktører af lokalt stof. Dernæst skal vi invitere dem til en fælles snak – hvordan kan vi hjælpe hinanden?, hvem føder hvem?, o.s.v.

Indtil ovenstående er på plads, er det aftalt at vi så vidt muligt skal undgå dobbelt-opslag, dvs. først lægger vi opslag på klyngens hjemmesider, dernæst gør vi lokalt opmærksom på opslaget (fx en link i FB på de lokale grupper)

Permanent link til denne artikel: https://www.haervejsklyngen.dk/haervejsklyngen/arbejdsudvalg/kommunikationsgruppen/referat-kommunikationsgruppe-2019-10-29/